Tehokas tehtävien hallinta näkyy hyvänä asiakaspalveluna

Tehokas tehtävien hallinta näkyy
hyvänä asiakaspalveluna

“Asiakkaan palvelemiseen kuuluu, että tehdään, mitä on luvattu. Virheiden välttämiseksi tehtävien on oltava tallessa muuallakin kuin omissa aivoissa”, sanoo Tampereen Huoneistokeskuksen asuntomyyjä Joni Sevón. Kysyimme Sevónilta, kuinka hän pysyy päivittäisten tehtävien tasalla kiireen keskellä, ja miten onnistunut tehtävänhallinta vaikuttaa asiakastyöhön.

Soita asiakkaalle A, lähetä palautekysely asiakkaalle B. Pidä näyttö yhdessä kohteessa ja valmistele samaan aikaan toisen kohteen kauppakirja. Älä vain unohda antaa tilannepäivityksiä toimeksiantajille ja kysyä kuulumisia ostajaehdokkailta!

Välittäjän arkeen mahtuu valtava määrä muistettavaa. Ei ole ihme, että tehtävien hallinta nousi kärkikolmikkoon, kun toteutimme keväällä asiakkaillemme kyselyn välittäjälle olennaisista asiakashallinnan ominaisuuksista. 45 prosenttia vastanneista mainitsi tärkeänä päivittäisen työlistan hallinnan.

“Välittäjän työssä on todella monta kriittistä kohtaa, joissa ei parane unohdella asioita. Jos tärkeä tehtävä jää tekemättä, koko kauppa saattaa mennä sivu suun. Silloin menee jo hukkaan iso määrä työtä, aikaa ja rahaa”, asuntomyyjä Joni Sevón Tampereen Huoneistokeskuksesta perustelee.

Kaikki tehtävät yhdessä paikassa

Tällä hetkellä Sevón pitää langat käsissään monien eri sovellusten avulla. Alma Median KIVIn ja MyyntiPron lisäksi Sevónin avaintyökaluihin kuuluvat manuaalinen tehtävälista, Outlook ja puhelimen kalenterisovellus.

“Sovellusten määrän väheneminen olisi tosi tervetullutta. Tehokas tiedon synkronointi ja kaiken löytyminen simppelisti samasta paikasta nopeuttaisi asiakastyötä ja parantaisi palvelua. Esimerkiksi jos asiakkaan kanssa on sovittu jotain puhelimessa, se näkyisi heti asiakastietojen yhteydessä”, Sevón pohtii.

Yksinkertaisuus valttia kiireisessä työssä

Sevón ehti tutustua Alma Median tuoreeseen OviPro-palveluun lyhyesti aiemmassa työssään omassa rakennusalan yrityksessään, missä hän käytti sitä kohteiden julkaisuun

“OviPro pelasi kaikin puolin hyvin. Tulevilta tehtävien hallinnan työkalujen osalta toivon ennen kaikkea yksinkertaisuutta, helppokäyttöisyyttä ja jouhevuutta. Monimutkaisemmatkin toiminnot toki oppii, kun istuu ja opiskelee, mutta tässä työssä siihen ei tahdo riittää aikaa,” hän sanoo.

Helpotusta tehtävien hallintaan

Tehtävien hallinnan työkalut on nyt julkaistu OviPron laajimpaan palvelupakettiin, OviPro Premiumiin. Niihin kuuluvat muun muassa oma helppokäyttöinen to-do-lista, johon voi lisätä tehtäviä vapaamuotoisesti aina koulutuksista puheluihin, tapaamisiin ja viesteihin. Tehtäviä pystyy siirtämään toiselle tiimin jäsenelle, ja avoimet tehtävät näkyvät automaattisesti myös kohteen ja asiakkaan tiedoissa. Näin niin välittäjät kuin myyntiä seuraavat esihenkilöt pysyvät kartalla, miten asiakasta on jo palveltu ja mitä tulee tehdä seuraavaksi.

Tehtävien hallinta tulee osaksi tarkkaan mietittyä asiakashallinnan (CRM) kokonaisuutta, joka tukee välittäjää myös muissa tärkeissä asiakkuuksien hoitoon liittyvissä tilanteissa.

“Toimiva tehtävien hallinta on oikeastaan asuntomyyjän työssä se koko paketti. Helppo tapa hoitaa sovitut asiat eteenpäin yhdessä palvelussa on vauhdikkaassa arjessa kaiken A ja O”, Sevón summaa.