Palvelun yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen osalta Alma on A) tietyiltä osin rekisterinpitäjä, joka määrittelee itse henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, ja B) tietyiltä osin käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja yksinomaan rekisterinpitäjänä toimivan Asiakkaan puolesta ja lukuun. Ne tilanteet, joissa Alma käsittelee henkilötietoja käsittelijän roolissa Asiakkaan puolesta ja lukuun, on nimenomaisesti kuvattu näissä Ehdoissa. Muissa tapauksissa Alma toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä, jollei muutoin ole nimenomaisesti sovittu. Siltä osin, kun Alma ja Asiakas molemmat käsittelevät tiettyjä samoja henkilötietoja rekisterinpitäjänä, Sopimus ei muodosta yhteisrekisterinpitäjyyttä Osapuolten välillä, vaan molemmat Osapuolet ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Mikäli Asiakas käyttää Palvelun ominaisuuksia seuratakseen työntekijöidensä suoriutumista työtehtävissään, vastaa Asiakas yksinomaan siitä, että sen toiminta noudattaa lakia yksityisyyden suojasta työelämässä sekä muuta soveltuvaa työelämän tietosuojasääntelyä.
Osapuolet sitoutuvat noudattamaan kaikessa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä ja yksityisyyden suojaa koskevaa EU:n ja kansallista lainsäädäntöä, kuten Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 ja tietosuojalakia 1050/2018 (”Tietosuojasäännökset”).
14.1. Alma rekisterinpitäjänä
Alma on rekisterinpitäjä Palvelun yhteydessä saamiensa Asiakkaan yhteyshenkilöiden ja Palvelun käyttäjien henkilötietojen osalta ja käsittelee käyttäjien henkilötietoja ennen kaikkea Palveluiden tuottamiseksi Sopimuksen ja muiden Palveluun sovellettavien ehtojen mukaisesti. Palvelun rekisterinpitäjiä ovat kaikki Palvelun tuottamiseen ja tarjoamiseen osallistuvat Alma Media -konsernin yhtiöt eli Alma Media Suomi Oy, Alma Talent Oy ja Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy. Alma-yritystunnuksen osalta rekisterinpitäjänä toimii konsernin emoyhtiö Alma Media Oyj, mutta Alma-yritystunnuksen käyttäjien henkilötietoja voidaan jakaa Alma Media -konserniin kuuluvien yritysten kesken siihen sovellettavien ehtojen mukaisesti.
Käsiteltävät henkilötiedot koostuvat niistä tiedoista, jotka Asiakas antaa yhteistyön yhteydessä tai joita tarvitaan Palvelun käyttöoikeuksien myöntämiseksi ja joita kertyy Asiakkaan edustajien käyttäessä Palvelua. Palvelussa voidaan käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Alma Media -konsernin kulloinkin voimassa olevan tietosuojakuvauksen (saatavilla osoitteesta www.almamedia.,fi/tietosuoja) sekä yksityisyydensuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti. Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy käsittelee tietoja oman tietosuojaselosteensa mukaisesti (saatavilla osoitteesta https://dias.fi/tietosuojaseloste.html).
Mikäli Asiakkaan yhteyshenkilö toimittaa Almalle Palvelun muiden käyttäjien kuin itsensä henkilötietoja esimerkiksi avaamalla heidän puolestaan käyttäjätilejä, vastaa hän siitä, että ko. käyttäjät tietävät heitä koskevien tietojen luovuttamisesta Almalle ja Palveluun sovellettavista ehdoista.
Käyttäjällä on mahdollisuus vaikuttaa saamiinsa viesteihin kuten uutiskirjeisiin joko Palvelun asetuksien avulla ja/tai ottamalla yhteyttä Palvelun asiakaspalveluun. Rekisterinpitäjällä on oikeus lähettää Palvelun käyttäjälle asiakasviestintää mm. Palvelun kautta, sähköpostilla sekä ottaa yhteyttä puhelimitse tai tekstiviestillä. Mikäli käyttäjä ei halua mitään Palvelun asiakasviestintää, tulee hänen poistaa käyttäjätilinsä. Käyttäjän katsotaan vastaanottaneen ja ymmärtäneen hänelle lähetetyt ilmoitukset viimeistään seitsemäntenä päivänä siitä, kun ilmoitus on lähetetty hänelle. Markkinointiviesteistä käyttäjällä on aina oikeus kieltäytyä asiakkuudesta riippumatta.
Almalla rekisterinpitäjänä on oikeus luovuttaa käyttäjän henkilötiedot Palvelun tiedontuottajalle, viranomaiselle, tai nimetylle taholle Palvelun tiedontuottajan, viranomaisen tai tuomioistuimen pyynnöstä, sekä siinä tapauksessa, että on perusteltu syy epäillä, että käyttäjän toiminta täyttää rikoksen tunnusmerkistön tai että on tapahtunut rikos, jonka selvittämistä voidaan edistää käyttäjän tietoja luovuttamalla ja viranomainen esittää tätä koskevan perustellun ja lakiin perustuvaan pyynnön.
Asiakkaan Palveluun tallentamia Asiakkaan omia asiakas- ja kohdetietoja Alma ei käsittele tunnistettavassa muodossa rekisterinpitäjänä eikä luovuta niitä ulkopuolisille tahoille, jollei muutoin ole sovittu Asiakkaan kanssa. Almalla on kuitenkin oikeus käsitellä tällaisia tietoja kohdan 6 mukaisesti edellyttäen, että Asiakas, tämän asiakkaat tai yksittäiset kohteet eivät tällöin ole tunnistettavissa.
Alma rekisterinpitäjänä huolehtii käsittelemiensä henkilötietojen tietoturvasta alalla noudatettavien standardien mukaisesti, huomioiden mahdolliset näissä Ehdoissa sovitut vastuu- ja muut ehdot.
14.2. Alma Asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä
Tässä kohdassa määritellään ne henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti Alma Asiakkaan toimeksiannosta käsittelee henkilötietoja Sopimukseen liittyvän toiminnan yhteydessä.
Asiakas toimii Palveluun tallentamiensa omien tunnistettavien asiakas-, markkinointikontakti-, sopijakumppani- ja kohdetietojen osalta Tietosuojasäännösten tarkoittamana rekisterinpitäjänä ja se määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Palveluntarjoaja toimii tällöin Tietosuojasäännösten tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee kyseisiä henkilötietoja Asiakkaan puolesta ja lukuun. DIAS-palvelun osalta edellä mainittujen tietojen osalta Alma Media Suomi Oy on henkilötietojen käsittelijä Digitaalinen asuntokauppa DIAS Oy:n toimiessa kyseisen Palvelun osan osalta alikäsittelijänä.
Alma käsittelee Asiakkaan puolesta henkilötietoja Palvelun Sopimuksen mukaiseksi tarjoamiseksi Asiakkaalle. Alma käsittelee henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen Palvelun tarjoamiseksi Sopimuksen mukaisesti.
Alman käsittelemät henkilötiedot koskevat luonnollisia henkilöitä, jotka ovat joko Asiakkaan asiakkaita, sopijakumppaneita tai potentiaalisia asiakkaita. Asiakkaan asiakkaita, sopijakumppaneita tai potentiaalisia asiakkaita koskevat henkilötiedot koostuvat niistä tiedoista, joita Asiakas syöttää ja tallentaa Palveluun ja käsittelee sen avulla Palvelun kulloisiakin ominaisuuksia hyödyntäen, esimerkiksi Asiakkaan asiakkaiden, sopijakumppaneiden tai potentiaalisten asiakkaiden nimet, yhteystiedot, henkilötunnukset tai heihin liittyvät liidit.
Asiakas vastaa siitä, että:
a) Asiakkaalla on Tietosuojasäännöksissä edellytetty peruste käsitellä rekisteröityjen henkilötietoja ja siirtää niitä Almalle käsiteltäväksi Sopimuksen mukaisesti (sisältäen henkilötietojen arkistoinnin);
b) Asiakas noudattaa rekisterinpitäjälle Tietosuojasäännöksissä asetettuja velvollisuuksia; ja
c) Asiakkaan Almalle henkilötietojen käsittelystä antamat kirjalliset ohjeet ovat Tietosuojasäännösten mukaisia.
Alma sitoutuu:
a) käsittelemään rekisteröityjen henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan lukuun sekä kulloinkin voimassa olevien Tietosuojasäännösten mukaisesti;
b) käsittelemään rekisteröityjen henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan kulloinkin antamien, Tietosuojasäännöksiin perustuvien kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Mikäli muutoin ei sovita, muodostavat yksinomaan nämä Ehdot Asiakkaan kirjalliset ohjeet;
c) ilmoittamaan viipymättä Asiakkaalle, jos se katsoo, että Asiakkaan kirjallinen ohjeistus rikkoo Tietosuojasäännöksiä;
d) varmistamaan, että henkilöt, jotka käsittelevät sen puolesta henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta;
e) huolehtimaan Asiakkaalta saatujen henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta omien käytäntöjensä mukaisesti varmistaakseen henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden;
f) siltä osin kuin Asiakas ei kykene toteuttamaan velvollisuuksiaan muutoin, auttamaan Asiakkaan kustannuksella Asiakasta täyttämään Asiakkaan velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat Tietosuojasäännöksissä säädettyjen rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä esimerkiksi toimittamalla pyydettäessä Asiakkaalle rekisteröidyn henkilötiedot koneluettavassa muodossa;
g) auttamaan Asiakasta sen kustannuksella varmistamaan, että Tietosuojasäännöksissä säädettyjä Asiakkaan velvollisuuksia noudatetaan;
h) näiden Ehtojen mukaisesti poistamaan tai palauttamaan Sopimuksen päätyttyä kaikki henkilötiedot. Osapuolet ymmärtävät, että varmuuskopioiden osalta tiedot poistuvat, kun uudemmat varmuuskopiot tallentuvat vanhempien kopioiden päälle;
i) ilmoittamaan viipymättä Asiakkaalle saatuaan tiedon henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta;
j) saattamaan Asiakkaan saataville tiedot, jotka ovat tarpeen Tietosuojasäännöksissä säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten;
k) sallimaan Asiakkaan tai Asiakkaan valtuuttaman auditoijan Asiakkaan kustannuksella suorittamat tarkastukset ja osallistumaan niihin, sekä
l) ilmoittamaan Asiakkaalle viranomaisten tietopyynnöistä henkilötietojen käsittelyyn liittyen, ellei se ole pakottavan sääntelyn vastaista.
Jos mahdollista, edellä kuvatut Alman avustamisvelvollisuudet hoidetaan ensisijaisesti hyödyntämällä Palvelussa tarjolla olevia toiminnallisuuksia.
Asiakas antaa Almalle yleisen ennakkoluvan käyttää toisen henkilötietojen käsittelijän palveluksia. Alma vastaa käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuin omastaan ja solmii niiden kanssa kirjallisen sopimuksen. Asiakkaalla on oikeus perustellusta syystä vastustaa tietyn alihankkijan käyttämistä. Asiakas kuitenkin hyväksyy, että mikäli Asiakas vastustaa muutosta, Alma ei välttämättä kykene tarjoamaan Palvelua Sopimuksen mukaisesti, missä tapauksessa Asiakkaalla on oikeus irtisanoa Sopimus päättymään yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla ilmoittamalla siitä viimeistään yhden kuukauden kuluessa muutoksesta tiedon saatuaan. Sopimuksen päättäminen ei vapauta Asiakasta maksuvelvollisuudesta ennen päättämistä toteutettujen toimenpiteiden osalta.
Alma ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Asiakas kuitenkin hyväksyy, että Palvelun tarjoaminen voi edellyttää henkilötietojen siirtämistä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Alma sitoutuu huolehtimaan siitä, että siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu Tietosuojasäännöksissä kuvattuja, laillisia tiedonsiirtomekanismeja, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita, käyttäen.
Asiakas valtuuttaa lisäksi Alman siirtämään sen Asiakkaan puolesta käsittelemiä henkilötietoja Palvelusta sellaisiin kolmansien osapuolten järjestelmiin tai palveluihin, joiden käytöstä Asiakkaalla on kyseisen kolmannen osapuolen kanssa erillinen sopimus, ja jotka Alma on liittänyt Palveluun rajapinnan kautta Asiakkaan pyynnöstä. Selvyyden vuoksi todetaan, ettei tällaisia kolmansia osapuolia pidetä Alman alikäsittelijöinä, vaan kolmas osapuoli käsittelee Asiakkaan henkilötietoja Asiakkaan ja kyseisen kolmannen osapuolen välisen sopimuksen ehtojen mukaisesti rekisterinpitäjänä tai käsittelijänä (sen mukaan mitä Asiakas on kolmannen osapuolen kanssa sopinut) oman palvelunsa osalta.
Asiakas voi itse määrittää jakavatko Yhteistyöyritykset keskenään Palveluun tallentamiaan henkilötietoja.
Mikäli Asiakas päättää saattaa omat tietonsa Yhteistyöyritysten saataville tai siirtää ja/tai luovuttaa niitä rajapintojen kautta kolmansille osapuolille, vastaa Asiakas siitä, että toiminta noudattaa Tietosuojasäännöksiä (huomioiden mm. tietojen rekisterinpitäjyys ja rekisteröityjen informointi).
